Giao việc theo nhóm hành vi DISC: Nói thế nào để nhân viên hiểu đúng và chủ động làm?

Giao việc theo DISC không có nghĩa là mỗi nhân viên được nhận một tiêu chuẩn khác nhau. Mục tiêu, thời hạn và trách nhiệm vẫn phải rõ ràng. Điều cần thay đổi là cách người lãnh đạo truyền đạt để từng thành viên hiểu đúng, sẵn sàng nhận việc và chủ động hành động.

Trong thực tế, cùng một yêu cầu nhưng mỗi người có thể phản ứng rất khác nhau. Có người muốn biết ngay kết quả cần đạt. Có người cần được tạo cảm hứng. Có người muốn biết ai sẽ hỗ trợ. Có người lại cần tiêu chuẩn và quy trình thật rõ trước khi bắt đầu.

Nếu người lãnh đạo chỉ giao việc theo cách mình thích, một số thành viên sẽ làm rất nhanh, trong khi những người khác dễ bối rối, trì hoãn hoặc thực hiện không đúng kỳ vọng.

Vì sao cùng một cách giao việc nhưng kết quả lại khác nhau?

Mỗi nhóm hành vi DISC có xu hướng tiếp nhận thông tin, ra quyết định và phản ứng với áp lực theo một cách khác nhau:

• Nhóm D chú ý đến kết quả và tốc độ.
• Nhóm I quan tâm đến tương tác, sự ghi nhận và cảm hứng.
• Nhóm S cần sự ổn định, hỗ trợ và thời gian thích nghi.
• Nhóm C ưu tiên dữ liệu, tiêu chuẩn và tính chính xác.

Một câu giao việc quá dài có thể khiến nhóm D mất kiên nhẫn. Một yêu cầu chỉ tập trung vào chỉ số có thể làm nhóm I thiếu hứng thú. Thay đổi đột ngột dễ khiến nhóm S lo lắng. Trong khi đó, yêu cầu mơ hồ khiến nhóm C chưa sẵn sàng hành động.

Vì vậy, giao việc theo DISC giúp người quản lý giữ nguyên đích đến nhưng điều chỉnh cách nói phù hợp hơn với người nghe.

Thấu hiểu đội nhóm làm ngay phân tích hành vi DISC

Cách giao việc theo DISC

Giao việc cho nhóm D: Nói thẳng vào kết quả

Người thiên D thường nhanh, quyết đoán, thích thử thách và muốn có quyền chủ động. Họ không cần nghe quá nhiều chi tiết ngay từ đầu nếu đã hiểu đích đến.

Khi giao việc cho nhóm D, hãy làm rõ:

• Kết quả quan trọng nhất.
• Thời hạn phải hoàn thành.
• Phạm vi quyền quyết định.
• Thử thách cần vượt qua.
• Chỉ số dùng để đánh giá.

Có thể nói:

“Mục tiêu là chốt 10 khách hàng trước thứ Sáu. Bạn được chủ động lựa chọn cách tiếp cận và cần cập nhật kết quả vào cuối mỗi ngày.”

Tránh nói vòng vo hoặc kiểm soát từng bước nhỏ. Nếu bị theo sát quá mức, nhóm D dễ cảm thấy không được tin tưởng và mất động lực.

Tuy nhiên, trao quyền không có nghĩa là để họ bỏ qua quy trình. Người lãnh đạo vẫn cần thống nhất rõ những giới hạn không được vượt qua.

Giao việc cho nhóm I: Tạo cảm hứng nhưng phải chốt cam kết

Nhóm I thường cởi mở, nhiệt tình, thích tương tác và có khả năng tạo ảnh hưởng. Họ dễ hào hứng với công việc có yếu tố kết nối, sáng tạo hoặc được ghi nhận.

Khi giao việc, hãy giúp nhóm I nhìn thấy:

• Công việc này thú vị ở điểm nào.
• Họ sẽ tạo ảnh hưởng cho ai.
• Cơ hội được thể hiện năng lực.
• Kết quả cần hoàn thành.
• Thời hạn và mốc kiểm tra.

Có thể nói:

“Bạn phụ trách buổi giới thiệu sản phẩm vì khả năng kết nối của bạn rất tốt. Mục tiêu là có 30 người tham dự và 10 cuộc hẹn tư vấn sau chương trình. Chiều thứ Tư chúng ta kiểm tra danh sách đăng ký.”

Nhóm I dễ có nhiều ý tưởng nhưng đôi khi thiếu tập trung vào việc hoàn tất. Vì vậy, người lãnh đạo cần chốt lại bằng câu hỏi:

“Bạn cam kết hoàn thành việc gì và vào thời điểm nào?”

Đừng chỉ tạo hứng thú rồi kết thúc cuộc trao đổi mà chưa làm rõ kết quả.

Giao việc cho nhóm S: Tạo sự an tâm và hướng dẫn lộ trình

Người thiên S thường điềm tĩnh, kiên nhẫn, biết hỗ trợ và coi trọng sự ổn định. Họ có thể làm việc rất bền bỉ khi hiểu rõ vai trò và cảm thấy được đồng hành.

Khi giao nhiệm vụ mới cho nhóm S, hãy:

• Giải thích lý do cần thực hiện.
• Nêu rõ các bước ban đầu.
• Cho biết ai sẽ hỗ trợ.
• Thống nhất thời gian chuẩn bị.
• Hạn chế thay đổi đột ngột.

Có thể nói:

“Từ tuần tới, bạn sẽ phụ trách chăm sóc nhóm khách hàng cũ. Tôi đã chuẩn bị quy trình và danh sách mẫu. Hai ngày đầu bạn làm cùng trưởng nhóm, sau đó chúng ta trao đổi lại để điều chỉnh.”

Đừng nhầm sự im lặng của nhóm S với việc họ đã hoàn toàn đồng ý. Hãy hỏi thêm:

“Bạn còn điều gì chưa yên tâm hoặc cần hỗ trợ trước khi bắt đầu?”

Khi được lắng nghe, nhóm S thường cam kết và phối hợp rất tốt.

Giao việc cho nhóm C: Làm rõ tiêu chuẩn và dữ liệu

Nhóm C thường logic, thận trọng và chú trọng chất lượng. Họ muốn biết công việc được đánh giá theo tiêu chí nào và đâu là giới hạn cần tuân thủ.

Khi giao việc cho nhóm C, cần cung cấp:

• Mục tiêu cụ thể.
• Tiêu chuẩn hoàn thành.
• Dữ liệu và tài liệu liên quan.
• Quy trình thực hiện.
• Thời hạn và phạm vi được điều chỉnh.

Có thể nói:

“Bạn hoàn thiện báo cáo trước 16 giờ thứ Năm. Báo cáo cần có ba phần: doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và nguyên nhân chênh lệch. Dữ liệu lấy từ dashboard tuần và kiểm tra lại với bộ phận kế toán.”

Tránh nói:

“Em cứ làm sao cho chuyên nghiệp là được.”

Yêu cầu mơ hồ khiến nhóm C phải tự suy đoán tiêu chuẩn, dẫn đến mất nhiều thời gian hoặc trì hoãn vì sợ sai.

Người lãnh đạo cũng cần tránh cung cấp quá nhiều thông tin không liên quan. Hãy đủ rõ để họ hành động, không biến việc chuẩn bị thành một quy trình kéo dài vô tận.

Khoá huấn luyện chuyên sâu Lãnh đạo đội nhóm hiệu quả 

Công thức 5 điểm để giao việc hiệu quả

Dù làm việc với nhóm D, I, S hay C, một nhiệm vụ vẫn cần đủ năm yếu tố:

1. Kết quả

Nói rõ điều cần đạt, không chỉ mô tả hoạt động.

Thay vì: “Hãy gọi cho khách hàng.”

Hãy nói: “Liên hệ 20 khách hàng cũ và tạo ít nhất 5 cuộc hẹn tư vấn.”

2. Tiêu chuẩn

Làm rõ chất lượng nào được xem là hoàn thành tốt.

3. Thời hạn

Chốt ngày, giờ và các mốc tiến độ quan trọng.

4. Quyền chủ động

Nhân viên được quyết định điều gì và vấn đề nào cần xin ý kiến?

5. Theo dõi

Thống nhất thời điểm cập nhật thay vì liên tục hỏi: “Xong chưa?”

Công thức này tạo nền tảng chung, còn DISC giúp điều chỉnh ngôn ngữ và mức độ thông tin phù hợp với từng người.

Những sai lầm thường gặp khi giao việc theo DISC

• Dùng DISC để gắn nhãn nhân viên

Không nên kết luận nhóm D luôn áp đặt, nhóm I thiếu tập trung, nhóm S chậm thay đổi hay nhóm C quá cầu toàn.

DISC phản ánh xu hướng hành vi, không đại diện cho toàn bộ năng lực và con người. Người lãnh đạo cần kết hợp kết quả phân tích với kinh nghiệm, kỹ năng và bối cảnh thực tế.

• Chiều theo nhân viên và giảm tiêu chuẩn

Điều chỉnh cách giao tiếp không có nghĩa là giảm mục tiêu. Bốn nhóm đều phải chịu trách nhiệm với kết quả đã cam kết.

• Chỉ giao việc mà không kiểm tra sự thấu hiểu

Sau khi giao nhiệm vụ, hãy hỏi:

“Bạn hiểu kết quả cần đạt là gì?”
“Bạn sẽ bắt đầu từ đâu?”
“Bạn cần tôi hỗ trợ điều gì?”

Đừng hỏi: “Bạn hiểu chưa?” vì phần lớn nhân viên sẽ trả lời “hiểu” dù trong đầu vẫn còn nhiều khoảng trống.

• Kiểm soát quá mức

Theo sát từng bước khiến nhân viên không có cơ hội tự tư duy. Hãy kiểm soát kết quả và các mốc cam kết thay vì can thiệp liên tục vào cách làm.

Giao đúng cách để đội nhóm chủ động hơn

Một người lãnh đạo giỏi không chỉ hỏi: “Tôi đã nói đủ rõ chưa?” mà còn quan tâm: “Người nghe đã tiếp nhận đúng chưa?”

Khi biết giao việc theo DISC, người quản lý sẽ:

• Giảm tình trạng hiểu sai nhiệm vụ.
• Hạn chế việc phải nhắc lại nhiều lần.
• Tăng sự chủ động của nhân viên.
• Khai thác đúng điểm mạnh của từng người.
• Nâng cao chất lượng phối hợp trong đội nhóm.
• Từng bước giao quyền và giải phóng người lãnh đạo.

Mục tiêu cuối cùng không phải là nói theo bốn cách hoàn toàn khác nhau. Điều quan trọng là giữ kết quả đủ rõ, đồng thời linh hoạt trong cách truyền đạt để mỗi thành viên đều biết mình cần làm gì, vì sao phải làm và được chủ động đến đâu.

Đó là giá trị thực tế của giao việc theo DISC: đúng người, đúng cách, rõ trách nhiệm và tạo ra kết quả bền vững.